普段エクセルを使って仕事をしている方はもちろん、仕事の中で目視確認や手計算をしている方は、マクロ・VBAを使うことで大幅に業務効率化を行うことができ、瞬時に仕事を終わらすことができるかもしれません。
この記事では僕がマクロ・VBAを覚えてから、実際の仕事で業務効率化した事例を紹介します。
まずマクロとは
マクロとはエクセルなどMicrosoft Officeのアプリケーションで作業を自動化させることができ、その作業の自動化のことをマクロといいます。
VBAは、Visual Basic for Applicationsの略で、マクロをプログラムで実行させるためのプログラミング言語のことです。
マクロを使うことでエクセルやワード作業、Outlookでのメール送信など様々な作業を自動化することができます。
マクロ（VBA）で実際に業務効率化した事例
売上表
複数のファイルで管理された売上データを月別に製品と顧客を区別してひとつのファイルに統合。
売上データを1ファイルや1データベースで管理されている企業は多いかと思いますが、国内・海外向けや顧客別などで複数システムを使っていたりしていて売上データが1ファイルになっていない企業もあるかと思います。
僕が勤めていた会社2社でも売上データがバラバラになっていて、それを簡単に統合できるようにマクロを使っていました。
はじめてマクロを使用した事例で、VBAを勉強しながらあれこれと作った思い出があります。
訪問先リスト
各職員が訪問した顧客を、各職員ごとにシートをわけて記載するというものです。
システムで各職員の訪問先データが一元管理されているのですが、それを各職員ごとに分けて表示・出力するのはかなり労力がかかる作業でした。毎月、5・6時間かけてデータを作成していました。
それをVBAでマクロを作成して、システムから該当月の全職員の訪問先データを取得してボタンをクリックするだけでできあがるようにしました。毎月の作業時間は5分程度になりました。
生産スケジュール
複数の注文書データから、それぞれの納期について生産スケジュール（カレンダー）を作成するというもの。
これまでは生産スケジュールというものがなく、注文書（紙）が設備ごとにまとめられて貼られて、それを人が頭の中で生産スケジュールを作成していました。
経験ある従業員でしか解読不明で、ライン責任者が都度指示を出して生産するという状況でした。
それを誰でもわかるように、注文書をリスト化して、ワンクリックで生産スケジュールが作成できるようにしました。
出荷スケジュール表
複数の顧客ポータルサイト（受注管理などをするサイト）から注文情報をCSVファイルで取得して、それをスケジュール表にするマクロ。
顧客ごとにフォームが異なり、かつ日々注文情報が更新されるので手作業では非常に手間がかかるのでスケジュール表無しで作業されていました。
スケジュール表を作成することで、誰もが簡単にスケジュールがわかるようになりました。
箱数の集計
製品は特定数を箱にまとめて出荷しているので、毎日、その箱数を集計して出荷時に確認しています。
顧客ポータルサイトの注文数から箱数を計算して表を作成するマクロを作りました。
毎日手作業で10分かけて作成した表をボタンをクリックして数秒でできるようになりました。
現品票印刷
製品を入れる箱に何が入っているかわかるように品番とその日の何箱目かの通し番号が書かれた現品票をつけているのですが、これまでは手書きと判子を使って作っていました。
それをマクロを作成して、プリンターで自動で印刷できるようにしました。
台帳作成
有給や各種申請書を台帳にまとめて管理していて、それをマクロで台帳に自動で記入されるようにしました。
これまではひとつずつ手入力していたのですが、特定フォルダに申請書を入れてボタンをクリックするだけで、台帳へ転記できます。
設備の保守予実管理表
特定の生産数ごとに製造設備をメンテナンスするのですが、生産実績と計画からどの製造設備をいつまでにメンテナンスしないといけないかわかるように、マクロで表を作成できるようにしました。
製造設備が1000種類ほどあって、これまでは特定の人しか実態がわからなく属人化していたのですが、この表で保守予実管理を見える化したことで複数の担当者が自律的に行動することができ業務効率化できました。
製造の進捗管理表
製品がいつどの工程に行くのか、それが実際にいつ終わったのか、現在どの工程なのか、をマクロでエクセル管理できるようにしました。
これまでは紙の進捗管理表を使っていて、毎日各工程の現場に行って確認していました。
マクロでエクセル管理することで現場に行かなくても各職場で状況がわかるようになりました。
今後は、これらのデータを分析してさらなる業務効率化を図る予定です。
材料の発注量計算
毎月はじめに顧客の注文情報から必要な材料を計算するのをマクロを使って一瞬で計算できるようにしました。
月初に注文情報をまとめて受け取り、各製品の製品在庫、材料在庫、未出荷分、未入荷材料などを計算して、材料の発注量を出しています。製品数が1000種類にもおよびなかには共用材料があったりとかなり手間のかかる手計算でしたが、マクロを使って業務効率化しました。
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